Для успешного развития бизнеса не достаточно создать грамотный бизнес-план и найти свою нишу. Не менее важным шагом является управление существующим предпринимательством. В статье описаны основные аспекты и положения, касающиеся базовых бизнес процессов и моделирования рабочей процедуры.
Что это такое – бизнес процессы?
Бизнес процесс представляется собой систему взаимосвязанных шагов, которые направлены на создание определённого продукта или услуги. Чаще всего применяют специальные блок-схемы для графического отображения совокупных элементов.
Бизнес процесс стартует от определения целевой аудитории и выявления её потребностей и заканчивается постпродажным обслуживанием и анализом работы. Выделят три вида процедур.
Управляющие
Управляющий вид связан общим контролем системы. К нему относят стратегию и корпоративное управление. Занимаются этими аспектами, как правило, руководители структурных подразделений и акционеры, если они есть.
Функциональность управляющих бизнес процессов определяется слаженностью работы всех структурных единиц, а также последовательность в достижении определенных целей и задач.
Операционные
Операционные процессы – основные элементы, которые направлены на развитие и создание. К ним можно отнести:
- производство – процессы создания благ;
- маркетинг – методы и технологии продвижения;
- работа с клиентами – поиск новых и обслуживание текущих.
Таким образом, операционные – это важнейшие процессы, без которых нет ни развития, ни дохода.
Поддерживающие
Поддерживающий вид – это набор действий, который помогает в реализации операционных процессов. К числу поддерживающих относят:
- бухгалтерское ведение;
- подбор персонала;
- техническая поддержка, в частности компьютерная;
- общее обслуживание, например, уборка, проведение ремонта и прочего.
Поддерживающие процессы оказывают косвенное влияние на результат, но без них невозможно достижение результата.
Что включает в себя комплексный бизнес анализ?
Комплексный бизнес анализ даёт всестороннюю информацию относительно развития и перспектив того или иного предприятия. Благодаря ему можно определить основные тенденции. В целом он предоставляет данные относительно следующих аспектов:
- причины и условия достижения результатов;
- базовые основы провалов и варианты избегания неудач;
- динамика показателей в инвестиционной, производственной и хозяйственной сферах.
Чем более глубоко и достоверно проведён анализ, тем проще принимать решения относительно управленческих задач, маркетинговых стратегий.
Моделирование рабочего процесса
Моделирование рабочего процесса – это построение схем, отражающих взаимодействие структурных единиц бизнеса. Это действие направлено на то, чтобы посмотреть на циклы со стороны, выявить неэффективные элементы, найти способы и методы сокращения издержек и увеличения прибыли.
Одним из ярких примеров является работа в сетях быстрого питания. Там каждый шаг сотрудника просчитан до секунды. В своё время первооткрыватели индустрии рисовали схемы, в которых планировали наилучшую расстановку оборудования и расположение персонала.
Бизнес моделирование применяется и в больших масштабах, например, владелец розничной точки может схематично представить поставщиков с указанием дистанции от них и временем сбора ресурсов. Зачастую при небольшой перестановке допустимо реорганизовать работу так, чтобы один человек забирал товары сразу у нескольких за то же время, просто изменив маршрут движения.
В рамках моделирования выявляются и неэффективные элементы, которые не требуются, но являются издержками. Например, установка света, реагирующего на наличие человека в помещении, существенно экономит электроэнергию.
ФСА – функционально-стоимостный анализ
Функционально-стоимостный анализ направлен на определение соотношения между полезностью предмета и его себестоимостью. Цикл действий предполагает поиск наиболее оптимальных вариантов по производству наряду со снижением затрат на него. То есть улучшение качества с одновременным уменьшением цены.
Во многом ФСА – это задачи исследователей и изобретателей, которые могут, посмотрев на процессы или производство товаров и услуг со стороны, определить зоны корректировок. Ярким примером действий функционально стоимостного анализа в истории является изобретение конвейера. Ранее создание изделий требовало много времени и сил, что сказывалось на цене, а процент брака был высок из-за человеческого фактора. Сегодня все процессы компьютеризированы, и процент ошибок сократился в разы, в то время как цена существенно снизилась.
Формирование структуры организации
При формировании структуры организации в первую очередь необходимо определить основные цели и задачи, так как человек, должен чётко понимать свои обязанности и круг полномочий.
В большинстве случаев начало бизнеса предполагает наличие одного человека или нескольких – создателей идеи. Далее в зависимости от направления деятельности требуется нанимать персонал.
Редко сразу создаётся предприятие с численностью в сто и более человек, такое возможно только либо при покупке готового бизнеса, либо при приобретении франшизы. В обоих вариантах уже есть прописанная структура и внесение в неё изменений допустимо только при видении реальных организационных ошибок. Во франшизной системе такое в принципе невозможно.
При формировании структуры следует:
- Определить цели, задачи бизнеса.
- Расписать все подразделения предприятия, например, кадровый, маркетинговый, производственный и прочие отделы, бухгалтерия.
- Определить количество сотрудников, требуемое в каждое направление, и уровень их соподчинённости.
При наличии хотя бы двух человек в рамках одного элемента стоит либо назначить одного руководителем, а второго подчиненным, либо обоих закрепить за вышестоящим звеном. Учреждение, в котором есть строгая структура иерархии, всегда более результативно и дает нужный эффект в виде показателей роста и прибыли.
Реинжиниринг
Реинжиниринг бизнес процессов – это кардинальное изменение принципов и стратегий деятельности, направленное на улучшение показателей. Он включает в себя две составляющие:
- составление идеального видения процесса, с указанием новых методов и циклов действий;
- разработка плана перевода существующей системы в новую.
Реинжиниринг применяется тогда, когда текущие действия не приносят результата, либо он не достаточен, а небольшие корректировки не позволят улучшить систему.
Примером может служить создание терминалов для выполнения банковских задач. Прежняя система, когда все делали сотрудники, была затратная и не всегда точна. Сегодня многие услуги делаются посредством специальных устройств в рамках банковской организации. Переходным этапом было наличие рядом с терминалом специалиста, который обучал граждан. Это действие позволило предпринимателям существенно сократить штат, снизив издержки.
Российский реинжиниринг базируется на западном, так как в большей части отраслей экономики Европа и Америка опережают по развитию РФ. У них бизнес более управляемый и руководить им проще. Тем не менее за последние годы появилась тенденция, показывающая, что и западные предприниматели перенимают идеи с востока.
Определение «идеального» процесса
Идеальный процесс – это видение того, как будет выглядеть бизнес на плече времени. В современном мире он чаще всего связан с внедрением компьютерных технологий и снижением затрат за счёт сокращения штата.
При формировании процесса важно учитывать все нюансы и детали, в частности потенциальную реакцию потребителей на изменения.
В России бизнес может распространяться на расстоянии, и в каждом субъекте и регионе свои особенности. Прежде, чем применять идеи повсеместно стоит опробовать технологию в одной точке, далее провести анализ, насколько она применима в других сферах.
Перевод существующего бизнеса в оптимальный
Изменение системы может быть как резким, так и поэтапным. Во многом это зависит от текущего положения. Если компания находится на грани банкротства, а новая модель позволит его избежать, то целесообразно провести модернизацию в ускоренном темпе.
Когда положение дел стабильно, но есть зоны роста и развития, рекомендуется составить поэтапную программу, которая позволит обучить всех участников процесса и подготовить потребителей к изменениям.
Разный юридический статус бизнеса требует определенных соглашений, в частности, в ООО нужно одобрение всех участников, в ОАО – акционеров. Легче всего производить изменения индивидуальным предпринимателям.
Автоматизация
Автоматизация бизнес процессов предполагает внедрение в рабочий процесс компьютеризации и нового оборудования. В сочетании с другими технологиями это повышает эффективность деятельности.
К основным преимуществам метода относятся:
- более быстрая обработка информации, особенно если речь идёт о повторяющихся задачах;
- контроль обработки входящей информации;
- возможность осуществления нескольких действий в одну единицу времени;
- оперативное принятие решений в схожих ситуациях.
Как показала практика, автоматизация не только ускоряет основные процессы, но и существенно экономит время, в первую очередь руководителя. Онлайновый бизнес целиком основан на автоматизации, в нем менее важную роль играют люди, а основное действие в виде продвижения, привлечения внимания и обработки информации осуществляет компьютерная программа.
Как правильно настроить бизнес процессы для повышения эффективности управления?
Настройка бизнес процессов – это продолжительный и многоэтапный путь. Рекомендуется разбивать задачи на небольшие части. Это позволит не только спланировать работу, но и отслеживать внедряемые техники, как они влияют на конечный результат.
Менеджмент или управление малым бизнесом всегда связано с поиском оптимальных решений. Общество ожидает от бизнесмена удовлетворения своих потребностей, а сотрудники интересных методов – осуществления задачи. Основы менеджмента представляют собой ограниченный перечень, а вот технологии и методы – бесконечны.
Проверка поставленных сотрудникам задач
Постановка целей сотрудникам важна, так как каждый член команды должен чётко представлять свои задачи. В дополнение к этому важна согласованность действий.
Назначать ответственность за выполнение того либо дела рекомендуется публично, например, на планерке или собрании. Тогда с одной стороны все работники будут знать, кто и за что отвечает. Это даст понимание к кому можно обратиться при возникновении смежных вопросов. С другой стороны, это накладывает ответственность на конкретного сотрудника, он понимает, что, не выполнив задачу, подведёт весь коллектив.
Проверку поставленных задач стоит выполнять следующим образом:
- Внедрить систему отчётности – ежедневное написание результатов непосредственному руководителю.
- Регулярная сверка курса с работниками.
Если очевидно, что кто-то из персонала не справляется, то целесообразно перепоручить важную задачу другому человеку. Действенный прием – групповая работа, но только в том случае, когда даже в мини коллективе есть разделение ролей. Деловой подход современных корпораций основан на активном продвижении философии и принципов компании, чтобы сотрудники чувствовали себя сопричастными к высоким идеалам.
Повторение успешного опыта
Одним из секретов успешного развития является повторение работающих технологий. Выявить техники допустимо двумя методами:
- взять успешные варианты из деятельности конкурентов;
- последовательно испытывать технологии и выявлять наиболее эффективные из них.
Важным аспектом является чёткое следование инструкциям до того момента, пока не начнёт снижаться эффективность. Если такое произошло, рекомендуется продумать систему корректировки и совершенствования.
Активность филиала или предприятия другого города и их результативные методы не всегда применимы в ином регионе, так как существуют и демографические различия, и разный процент занятости рынка, то есть конкуренции.
Создание технологии (технологической карты) процесса
Создание технологической карты бизнес процесса предполагает:
- Название процедуры и последовательные шаги реализации.
- Условия осуществления.
- Эскиз или график.
- Инструментарий.
- Оборудование.
- Ресурсы.
Структура и принцип разработки технологической карты во многом схож с формированием бизнес-плана. Существует несколько онлайн программ, например, business management process, которые основаны на моделировании и создании технологических карт проектов. Их применение позволяет сократить время разработки и оперативно получить искомые данные.
Автоматизация
Автоматизация в сфере настройки бизнес процессов способствует структурированию работы и предполагает внесение базовых данных в компьютер и настройки оборудования.
Контроль над результатами можно представить в графическом виде, а также на основании цифровых показателей. Анализ работы рекомендуется проводить регулярно и своевременно вносить корректировки.
Уточняя, как управлять бизнесом эффективно, стоит определить наиболее важные системы автоматизации, те, где небольшую роль играет человеческий фактор, а риск ошибок, например, вычислительных высок.
Поиск ошибок и их устранение
В любом бизнес процессе могут быть ошибки, их своевременное выявление не менее важно, чем внедрение новых идей. Особенно опасно, если огрехи на начальных этапах, так как они приводят к серьезным последствиям, а исправить их сложно, потому что поменяется вся процедура.
Для выявления и устранения неточностей допустимо использовать как компьютерные технологии, так и метод наблюдения. В обоих вариантах необходимо определять причинно-следственные связи, чтобы оценить насколько серьезный урон в итоге был причинен.
Говоря о том, как правильно управлять бизнесом, необходимо сделать акцент на постоянном поиске ошибок и устранении их. Только так можно избежать серьезных негативных последствий.
Привлечение новых ресурсов и возможностей
В современном мире постоянно появляются новые ресурсы, источники информации и возможности маркетингового продвижения. Использование только старых техник будет замедлять развитие, и снижать обороты.
Например, еще несколько лет назад социальные сети были просто местом общения людей, сегодня почти все предприниматели в той или иной степени используют эти площадки для продвижения своих товаров и услуг.
Игнорирование новых возможностей может привести к резкому падению потока клиентов, так как потребители всегда выбирают наиболее удобный и быстрый способ покупки. Если конкуренты более грамотно будут использовать новые площадки, ресурсы и прочее, то люди будут обращать большее внимание на них.
Комплексное управление бизнесом невозможно без постоянного внедрения новых технологий и привлечения ранее не используемых ресурсов.
Внедрение новых технологий
Внедрение новых технологий должно проходить постепенно. Нельзя заменять работающие, пусть и не самые эффективные, методы, новыми, которые еще не были проверены на практике.
Каждый предприниматель сам выбирает промежуток времени, в течение которого осуществится внедрение новых технологий. Рекомендуется применение старых вариантов до тех пор, пока новые не начнут приносить как минимум аналогичный результат. Управление бизнес процессами в организации, в том числе предполагает контроль над работой каждой единицы системы. Если что-то становиться менее эффективным, то компания несет убытки.
Зачастую переходный период связан с финансовыми затратами, например, на новых сотрудников или на приобретение дополнительного оборудования. Но впоследствии можно будет сократить издержки, когда внедряемая техника даст плоды.
Ввод постоянных улучшений
Потребность в постоянном улучшении и совершенствовании есть у каждого направления бизнеса. Без этого невозможен прогресс и стабильное развитие. Сегодня тенденции в запросах потребителей меняются очень быстро, и одним из главных принципов в двадцать первом веке стало – предвосхищение ожиданий людей.
Такой подход позволит не только завоевать расположение потребителей, но и постоянно быть на острие новшеств, технологий и изменений в отрасли. Управление малым бизнесом – процесс сложный, но увлекательный. Главное преимущество владения, что все решения относительно будущего принимает собственник, и он же несет за них ответственность.
Эффективна ли настройка бизнес процессов с помощью онлайн-сервисов, crm-систем?
Современные технологии предоставляют широкий спектр специально созданных программ, которые помогают в настройке бизнес процессов. Часть из них очень эффективна, но предпочтение стоит отдавать проектам, созданным предпринимателями, людьми, которые сами прекрасно понимают систему работы.
Несмотря на всеобщую компьютеризацию и наличие онлайн-сервисов целесообразно после получения исходящих данных просмотреть и их, и алгоритм получения. Во-первых, не стоит исключать вероятность ошибок. Во-вторых, личный контроль даст больше уверенности. Управление эффективностью бизнеса может включать такие программы, как crm-система, но важнейшим фактором по-прежнему остается видение предпринимателя и его интуиция, основанная на опыте и ошибках.
Управление бизнесом требует от людей большого посвящения своему делу, постоянного развития и открытости к новым идеям и вариантам. В двадцать первом веке невозможно получить качественно новый результат, используя те же самые технологии. Повышение эффективности бизнеса – необходимость, с которой сталкивается каждый предприниматель.
