Как организовать удаленную работу сотрудников

Удаленная работа (или режим работы за пределами официального офиса) набирает популярность благодаря целому ряду цифровых инструментов, от электронной почты и веб-конференций до мобильных приложений для совместной работы и виртуальных платформ.

Вместе с тем, когда дело доходит до удаленной работы в связи с необходимостью, как в нынешних условиях, когда история с коронавирусом развернулась по всему миру, обнаруживается, что многие организации пока ещё находятся на достаточно ранней стадии развития процесса. Или же они недостаточно привержены для инвестирования в полномасштабные стратегии и возможности организовывать дистанционный режим.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Как помочь тем организациям, которые только начинают работать в таком режиме, чтобы повысить эффективность, осуществлять контроль работы удаленных сотрудников и минимизировать воздействие на клиентов, поставщиков, работников?

В любых случаях цифровые стратегии и инструменты незамедлительно предлагают заметные привилегии для опыта удаленной работы:

Удаленная работа офиса – трансформирующие возможности:

• улучшенные результаты на низовом уровне;
• высокая производительность;
• правильно – активное участие;
• правильный баланс работа/повседневная жизнь;
• высокое качество совместной работы.

Хотя в мире потребительских технологий организованный удаленный режим работы давно уже норма и вакансия фриланс профессии остается наиболее востребованной, большинство предприятий не ценят важность простоты и удобства его использования и не спешат переводить работников.

Конечно, многие склонны отдавать предпочтение выбору, отмеченному техническими рамками, который наиболее надежный и эффективный в экономическом плане. Но, если работодатель рассчитывает на то, чтобы его инвестиции в удаленную работу окупились, ему следует обратить особое внимание на то, сможет ли среднестатистический работник без затруднений использовать предложенное решение.

Дело в том, что инструменты цифрового доступа охватывают большой диапазон сложности и пользовательского опыта. Всегда, когда есть возможность, лучше делать акцент на интуитивно понятные, «просто работающие» инструменты.

Перевод работников на удаленку

Есть базовые варианты для того как правильно организовать удаленную работу сотрудников, хотя рекомендуется лучший практический подход, который выдержит испытание временем и приведет к отличным результатам при разумном уровне усилий. Но стоит иметь в виду, что лучший подход изначально может быть сложным и трудоемким для реализации.

Организация удаленной работы сотрудников – вопросы, которые необходимо принять во внимание:

1. Какие инструменты полезны для контроля работы – как создать эффективную основу для удаленного цифрового доступа?
2. Какие инструменты необходимы команде для безопасной организации и обмена документами и информацией?
3. Работа в определенные рабочие часы или гибкий график? Учет пропускной способности (сколько работников должно быть оптимально продуктивными)?
4. Как персонал будет отслеживать прогресс проекта, и оценивать результаты?

Предприятие, желающее внедрить программу удаленной работы или перевести работников на дистанционный режим, должен разработать конкретные руководящие принципы, чтобы все сотрудники понимали, что от них требуется, когда они работают дистанционно. Ключевые элементы работы по внутренней политике, которые должны быть доведены до всего персонала, включают в себя:

Устройства удаленной работы и надлежащие технологии: компьютер или планшет, смартфон (любое оборудование для доступа в Интернет). В целом все то, что продиктовано конкретными бизнес требованиями. Электронная почта, телефонная конференция, доступ к внутренним сетям – инструменты, жизненно необходимые сотрудникам в любом случае: работают они в офисе или дом на время стал им рабочим пространством. Кроме того, существует целый ряд аксессуаров, в значительной степени упрощающих работу, при минимальных затратах, как веб-камера для веб-конференций, качественная гарнитура.

Безопасный доступ к бизнес-активам и онлайн сервисам при удаленке: он обеспечивается защищенной сетью Wi-Fi и навыком работать с виртуальной частной сетью (VPN) которая устанавливается на ПК (ноутбуке или мобильном устройстве). VPN служит буфером между подключением Wi-Fi и мобильным устройством (или ноутбуком), эффективно обеспечивая работнику безопасный доступ к ИТ-ресурсам. Любые передаваемые данные шифруются для защиты от взлома и перехвата киберпреступниками и конкурентами.

Внедрение коммуникационных программ: поддержка связи с удаленными сотрудниками, которые работают через домашний офис, посредством команд Skype, Slack и других служб обмена сообщениями. Удаленный сотрудник может чувствовать себя изолированным от остальной части команды, поэтому важно поддерживать связь по телефону, электронной почте, обмену сообщениями, посредством видеоконференций. Ожидается, что использование бизнес-приложений при работе дистанционно будет примерно аналогичным, как если бы удаленная команда находилась в офисе.

Контроль удаленной работы – необходимо: четко сформулированная внутренняя политика удаленок и конкретные ожидания в работе, что включает:

• инструкции ежедневного графика работы сотрудника;
• политику сверхурочной работы компании;
• описание выделенного рабочего пространства;
• инструкции для сообщения о повреждениях оборудования компании;
• защиту конфиденциальной информации компании.

Компьютер сотрудника может быть открыт для кибератаки, если он не использует защищенный Wi-Fi или VPN, его компьютер может быть открыт для кибератаки.

Как эффективно работать

Независимо от того, являются ли инициативы удаленной работы рутинными или срочными, основа успеха в доверии. При удаленке команде нужен способ безболезненного общения друг с другом, а электронная почта – не лучший вариант. Очень важно иметь инструменты, которые помогут работникам.

Как перевести офис на удаленную работу? Как правило, сотрудникам, работающим удаленно, особенно на первых порах, приходится синхронизировать свои файлы. От того, насколько он быстро будет работать, зависит общая производительность. Работа команды включает документы, отчеты, электронные таблицы и так далее.

Созданные активы используются с приложениями, включающими офисные пакеты повышения производительности (Microsoft Office365, Google G Suite, локальные системы управления контентом/документами, корпоративная интрасеть…). Конечно, предпочтение облачным решением, учитывая, что установить собственное приложение на совместимые устройства достаточно сложно. Облачные решения работают с большинством популярных браузеров, обеспечивают доступ к мобильным приложениям. Google Drive, Google Docs и Google Spreadsheets, DropBox популярны для обмена и управления документами и файлами.

Сервисы для связи

Как организовать удаленную работу сотрудников? Главная проблема – связь. К счастью, есть набор современных средств коммуникации и повышения производительности, которые помогают просто и удобно проводить перевод и работу удаленного сотрудника. Наиболее важный инструмент – видеоконференции. Смотреть людям в глаза – важный аспект общения, и иногда просто голоса недостаточно.

Skype for Business

Скайп для бизнеса – динамичный инструмент для совместной работы, предназначенный для проведения деловых онлайн-встреч. Доступный контроль работы удаленных сотрудников даже в небольшой компании – простой в использовании интерфейс, который позволяет пользователям общаться через текстовый чат, голосовые вызовы, видеозвонки и онлайн-встречи. Вы можете использовать Skype for Business практически с любого ПК с Windows или мобильного устройства. Microsoft интегрировала эту гибкую и простую в использовании услугу видео- и аудиоконференций непосредственно в набор продуктов Office 365.

Преимущества выдающиеся – одним щелчком мыши вы можете свободно общаться с помощью мгновенных сообщений, аудио, видео и электронной почты в одном месте. Нет необходимости управлять несколькими приложениями.

Skype for Business существенно ограничивает сумму, которую компания может потратить на телефонные счета. Это особенно важно для стартапов или малых предприятий, имеющих жесткую маржу. Но на самом деле любое предприятие получает выгоду от телефонных звонков через Интернет. У Skype более 30 миллионов пользователей по всему миру, пользующихся этим многоцелевым коммуникационным узлом.

Это удобный и эффективный инструмент, который позволяет пользователям Office 365 использовать платформу различными способами:

• интегрировать контакты Outlook, а затем просто навести курсор на имена, и выбрать кнопку вызова или чата;
• установить свой статус, чтобы сотрудники могли сразу видеть, заняты ли вы;
• импровизированный видеозвонок: пригласить сотрудников, например, когда работодатель находится на собрании, займет не более минуты и пары щелчков мышью.

Ещё одно преимущество инструмента – мобильность. Его можно использовать на мобильном телефоне или любом цифровом устройстве, если есть сигнал Wi-Fi. Это позволяет работать из любого места в любое время.

Безусловно, одна из наиболее часто используемых функций этой платформы – функция видеоконференций. Настроить телефонную или видео встречу просто; Вы можете запланировать или организовать импровизированную встречу с кем угодно и где угодно. Видеоконференцсвязь как инструмент особенно важна для улучшения связей между распределенными командами. Вы можете записывать эти встречи в HD и архивировать их. Вы также можете скопировать участников в OneNote и добавить задачи или комментарии. Есть даже функция доски, которая позволяет делать заметки в мозговом штурме и проецировать их на посетителей.

Proficonf

Proficonf – решение для организации видеоконференций на основе веб-технологий, которое помогает малым и крупным организациям управлять до 250 участников, потоковой передачей HD-видео и записями. Proficonf позволяет администраторам назначать посетителям различные роли (организатор, модератор, докладчик и участник), запрашивая выполнение любого действия в режиме реального времени. Приложение поставляется со встроенным медиаплеером, благодаря которому хосты обмениваются файлами и воспроизводят видео на одной вкладке. Приложение позволяет организаторам регистрироваться и создавать виртуальные комнаты для собраний и приглашать участников посредством общей ссылки.

Zoom

Zoom – облачный коммуникационный инструмент, предназначенный для быстрой и удобной видеосвязи. Это программное обеспечение предлагает множество функций совместной работы, которые облегчают группам собираться более организованно и эффективно. Zoom можно использовать для голосовой и видеоконференцсвязи, чата в реальном времени, совместной работы с документами, обмена файлами и вебинаров на различных платформах, таких как мобильные устройства, настольные компьютеры, телефоны и собственные комнатные системы Zoom.

Другие популярные платформы

Slack – интегрированное приложение для обмена сообщениями, которое связывает ваши разговоры с инструментами и сервисами для оптимизации работы и повышения продуктивности команды. Этот обширный инструмент имеет надежный API, который объединяет более 1500 приложений, облегчая доступ к файлам и обмен ими. Slack позволяет вам организовывать файлы, автоматизировать повседневные задачи и обеспечивает быстрый и простой обмен информацией. Slack позволяет создавать рабочие пространства для каждой команды, а также добавлять и настраивать каналы для конкретных тем, которые будут обсуждаться. Таким образом, намного легче отслеживать и контролировать разговоры, назначая комнаты чата для определенных целей.

Microsoft Teams позволяет вам проводить аудио, видео и веб-конференции внутри компании и со сторонними организациями. Эта коммуникационная платформа позволяет планировать сроки или заказы, делать заметки, делиться экранами, загружать файлы и мгновенные сообщения. Отличительная особенность этой платформы – она имеет специальную функцию, которая позволяет проводить вебинары с участием до 10 000 участников.

Как обеспечить безопасность

Подерживайте тесный контакт с работодателем: разумно постоянно оставаться в курсе коммуникаций компании. В электронных письмах должна содержаться вся необходимая информация об изменениях в политике производства, начиная от правильного распорядка рабочего дня.

Максимальное использование технических инструментов компании: компании располагают техническим инструментарием, который поможет сохранить безопасность в киберпространстве. Это может означать, что работа должна осуществляться на поставляемых компанией ноутбуках и мобильных устройствах. Как правило, они включают брандмауэр и антивирусную защиту, также функции безопасности (VPN и двухфакторная аутентификация).

Как работать на удаленке? Сотрудники работают в коллективах, а это должно означать использование инструментов для совместной работы: платформы для обмена мгновенными сообщениями, комнаты для видеоконференций. Если вдруг инструмент работает некорректно, и возникает желание загрузить замену ему, не стоит этого делать. Новое программное обеспечение может быть недостаточно безопасным, что означает, кто-то неавторизированный может получить доступ к данным. Защитить данные, которые вы отправляете и получаете, работая дома, помогает VPN.

Почему это важно: виртуальные частные сети помогают защитить от киберпреступников и шпионов от просмотра того, что вы делаете онлайн весь рабочий день. Это может включать отправку или получение финансовой информации, документов о стратегии и данных клиентов. Киберпреступники используют вспышку коронавируса для отправки поддельных писем с опасными ссылками.

Как это работает? Сообщения электронной почты могут выглядеть как пришедшие от должностных лиц компании и могут попросить вас открыть ссылку на новую политику компании, связанную с коронавирусом. Если вы нажмете на вложение или встроенную ссылку, вы, скорее всего, загрузите вредоносное ПО на свое устройство.

Не делайте этого, а немедленно сообщите о попытке фишинга своему работодателю. Фишинговая электронная почта с вредоносным программным обеспечением может позволить киберпреступникам контролировать ваш компьютер, регистрировать нажатия клавиш или получать доступ к конфиденциальной деловой информации и финансовым данным.

Лучшей практикой для обеспечения безопасности считается установление протоколов для работы, использующих удаленную работу, которые помогут снизить возможные риски. Политика должна включать руководящие принципы управления рисками, которые связаны с требованиями внутренней политики.

Контроль удаленной работы

Из-за распространения коронавируса COVID-19 удаленная работа для многих стала необходимостью. Не каждая организация оказалась готовой к крупномасштабной удаленной работе, и приходится предпринимать определенные шаги, чтобы повысить её эффективность. Как организовать удаленную работу сотрудников коронавирус? В регулярных планах работы с персоналом на случай непредвиденных обстоятельств уже должны быть указаны ключевые функции, роли, навыки и действия, необходимые для обеспечения работоспособности организации, которые могут выполняться удаленно. Однако в случае внезапного кризиса эти границы могут расширяться и можно находить различные виды поддержки/нетрадиционные варианты работы.

Как менеджеры узнают, действительно ли работает удаленка? В настоящее время большинство руководителей оценивают сотрудников на основе количества выполненных задач и того, выполняют ли они свои цели или нет. Тем не менее, может оказаться трудной задачей, удержать всех в режиме. Если производительность начинает снижаться, можно использовать инструменты отслеживания времени для мониторинга проектов или просто для оценки того, сколько времени на самом деле требуется, чтобы улучшить производительность.

Инструменты

Учитывая изолированную природу, организованный режим удаленной работы полностью зависит от цифровых коммуникаций но, особенно, от современных инструментов совместной работы:

Yaware Time Tracker – контрольный инструмент для тестирования производительности и мониторинга работы.

Toggl – приложение для отслеживания времени и расширение для браузера, которое позволяет отслеживать время более чем в 80 онлайн-приложениях.

Time Doctor – приложение для учета рабочего времени сотрудников, которое позволяет контролировать работу каждого из членов вашей команды, используя снимки и мониторинг экрана.

RescueTime позволяет блокировать нужные сайты на определенный период времени, чтобы сотрудник мог сосредоточиться на своей работе.

Timely записывает, сколько времени тратится на выполнение задач. Приложение имеет GPS-отслеживание, которое помогает фиксировать время, проведенное во время передвижений.

Популярные инструменты управления проектами для удаленных команд –Trello и Basecamp.

Trello предпочитают те, кто очень ценит время, работая удаленно. Доступное приложение и простое в использовании. Используя визуальный контроль к управлению временем и проектами, вы можете перемещать карточки, чтобы сразу видеть, что и когда нужно сделать. На экране вы делаете «списки» (как большая доска на стене). В каждом списке «карточки», такие, как заметки Post-it. На каждой карточке отдельный элемент дел. По мере того, как вы переходите к заданию, используя мышь, перетаскиваете карту, скажем, «в процессе» на «готово» (или любую другую формулировку).

Basecamp – приложение для управления проектами, к которому можно получить доступ через браузер и телефон. Оно предоставляет инструменты, необходимые для настройки задач, расписания, создания и загрузки документов и файлов, обмена сообщениями и общения с коллегами, а также регулярной регистрации в конкретной группе. Дополнительной функцией при обновлении является возможность работать с клиентами в Basecamp. Им можно предоставить ограниченные права на просмотр/редактирование, но вместе с тем сделать их неотъемлемой частью проекта.

Как эффективно работать на удаленке? Организация является ключом для команд, работающих удаленно. Отличная идея – установить инструмент управления объектами, к которому каждый коллега по команде сможет получить доступ и получить необходимые файлы и данные в любое время. Эти инструменты также предлагают способы организации проектов между различными командами и установки срочных напоминаний.

Удаленка требует изменения распорядка дня. Это предполагает структурирование рабочего дня для эффективной работы и поддержания контактов с командой. Если офисный работник привык начинать день, приветствуя своих коллег, это можно продолжить делать в чате. Используя дистанционную форму легко потерять фокус или чувствовать себя изолированно. Совет – принимайте меры, чтобы этого не произошло. Коронавирус, возможно, изменил вашу работу, но главное, что вы её не потеряли.